https://www.mdu.se/

The purpose of this study is to contribute with increased knowledge regarding how the application of AI-based tools changes routines within administrative roles in organizations.  The study is also expected to show how administrative work is changing in step with digitalization and what this may mean for how work is organized and performed in practice.

This is a qualitative study where a qualitative method has been applied to collect and analyze empirical data. The empirical data that has been collected consists of semi-structured interviews where the interviews have been based on an interview guide. Based on the interview guide, there has been room for asking any follow-up questions. A thematic analysis has then been carried out on the datamaterial that has been collected.

Routines change by shortening the chain of routines by replacing steps or by employees jumping in later in the process. This leads to the routine going from manual input to reviewing already completed material from AI. The ostensive part of the routine lags behind the performative, which means that the performative part lays the foundation for the new routine as development takes place. It is also shown that the social part of the routine, where problem solving is the focus, is replaced by AI, where the tool is used as a sounding board to solve problems and find new solutions and ideas.

Syftet är att genom denna studie bidra med ökad kunskap gällande hur en tillämpning av AI-baserade verktyg förändrar rutiner inom administrativa roller i organisationer. Studien  förväntas även visa hur administrativt arbete förändras i takt med digitaliseringen samt vad det kan innebära för hur arbete organiseras och utförs i praktiken.

Detta är en kvalitativ studie där en kvalitativ metod har tillämpats för att samla in och analysera empiri. Den empiri som har samlats in består av intervjuer som har varit          semistrukturerade där intervjuerna har utgått från en intervjuguide. Utifrån intervjuguiden har det funnits utrymme för ställande av eventuella följdfrågor. Därefter har en             tematisk analys utförts på det datamaterial som har insamlats.

Rutiner förändras genom att kedjan i rutinerna förkortas genom att steg ersätts eller att medarbetare hoppar in senare i processen. Detta leder till att rutinen går från manuell inmatning till granskning av redan färdigarbetat material från AI. Den ostensiva delen av rutinen hänger efter den performativa vilket gör att den performativa delen lägger grunden för den nya rutinen allt eftersom utvecklingen sker. Det visas även att den sociala del av rutinen där problemlösning är fokus, ersätts av AI där verktyget används som ett bollplank för att lösa problem samt hitta nya lösningar och idéer.